2018年7月9日月曜日

エクセルの小技で出勤簿の入力を楽にする

私は裁量労働制の職員なのですが、毎月の終わりにエクセルで書かれた在室時間一覧表を申告しなければなりません。
仕事柄、残業も出張も滅多にしないし、休日出勤もほとんどないので、
大抵平日のところに「8時間」と入力するだけの単純作業です。



大した作業でもないのですが、エクセルの関数を使って楽をすることを考えました。
作成作業としては、(1)曜日を入れる。(2)勤務時間を入れる、の2ステップです。

まず曜日のところは、DATE関数を使います。
=TEXT(DATE(2018,6,1), "aaa")

これで、月の初めから最後まで入れて曜日を表示します。

続いて勤務時間のところは、条件分岐を細かく指定します。
=IF(COUNTIF(B5,"*月*"),"8時間",IF(COUNTIF(B5,"*火*"),"8時間",IF(COUNTIF(B5,"*水*"),"8時間",IF(COUNTIF(B5,"*木*"),"8時間",IF(COUNTIF(B5,"*金*"),"8時間","")))))

これで、平日なら8時間、土日なら空白となりました。

月が替われば曜日のところを一括置換すれば、それに伴って勤務時間も自動で変わります。

あとは、休暇とか出張とか残業とかをチマチマと手で直して完成。
もっとエレガントなやり方があるような気がしますが、これで少しだけ楽になりました。